こんにちは！蕨駅前センターです💻
本日の講義は、「ビジネス文書」でした。
仕事で日常的に目にする「ビジネス文書」
実は、名刺交換や電話応対と同じようにマナーがあり、守れていないと評価を下げてしまうこともあります。
ここでは、押さえておきたい基本をまとめました📌
1. ビジネス文書の種類
社内文書：社員旅行の案内、業務連絡など。読み手は「身内」なので、わかりやすさが第一。最低限の敬語でOK。
社外文書：取引先とのやり取り（請求書・お礼状など）。会社を代表する文書なので、形式や礼儀を守り、誤字脱字や内容の正確さに細心の注意が必要です。
2. 書き方のポイント
「名文」より「良文」
小説のような凝った文章より、簡潔で伝わりやすい文章を意識。
結論から書く
読み手が一番知りたいことを最初に提示する。
短く・箇条書きを活用
1文30〜50字を目安にし、複数の要点は箇条書きに。
5W3Hを意識
いつ・どこで・誰が・何を・なぜ、そして方法・手段・金額など。
曖昧な表現は避ける
「早めに」ではなく「7月1日15時までに」と具体的に書く。
3. マナー面の注意
押印の仕方：社印・代表印は位置にルールがある。契約書など重要書類は両方押すことも。
数字・時刻：アラビア数字と24時間制を使う。
敬語・挨拶：社外文書では「拝啓」「敬具」など決まりごとを守る。
返信・お礼のタイミング：贈り物へのお礼は3日以内が基本。遅れた場合はお詫びを添える。
4. 手書き・一筆箋の活用
すべてパソコンで作成するのが基本ですが、お礼状などは手書きの方が誠意が伝わることもあります。 また、一筆箋はちょっとしたメッセージやお礼を添えるのに便利。小さな一言が、相手に温かみを与えます。
まとめ✍
ビジネス文書は「会社の顔」です。形式や決まりごとを守りながら、読みやすく・正確に・気持ちを込めて作成することが信頼につながります。
今後もビジネスマナーの講義ございますので、ご興味ある方はぜひ体験に来てください😊
職員一同お待ちしています♪
